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Information: Abrechnung und Berichtswesen

Abrechnung

Die Vorlage eines Kosten-/Finanzierungsplanes im Zuge der Antragstellung sowie der Nachweis der widmungsgemäßen Förderungsverwendung im Zuge der Subventionsabrechnung sind verpflichtend.

Die Subventionsnehmerin bzw. der Subventionsnehmer verpflichtet sich durch die Unterzeichnung eines Fördervertrages unter anderem,

  • über die Durchführung des geförderten Projektes inhaltlich zu berichten 
    und
  • die ordnungsgemäße Verwendung der zugesprochenen Förderung zu dokumentieren.

Die Nachweis- und Abrechnungsmodalitäten werden auf unserer Webseite  „Externe Verknüpfung Nachweis der Förderungsverwendung" detailliert dargestellt. Bitte halten Sie die Vorgaben exakt ein.

Externe Verknüpfung  Richtlinie:Förderfähigkeit von Ausgaben

Berichtswesen

(a) Zwischenberichte:

Diese sollen - soweit vertraglich festgelegt - einen Überblick über den Projektverlauf geben und insbesondere aufzeigen, ob der Projektzeitplan eingehalten werden konnte und welche Ergebnisse in der abgelaufenen Periode erzielt wurden. Kam es im Projektverlauf zu Abweichungen zwischen Projektstrukturplan (laut Antrag; Anlage zum Förderungsvertrag) und status-quo sind diese zu nennen und zu begründen.

Ein Finanzbericht ist in der Form einzubauen, als die Projektausgaben für die Kategorien: Personalkosten, Sachkosten und Investitionen (bzw AfA) summiert anzuführen sind; es erfolgt in diesem Stadium keine Belegsprüfung.

 

(b) Endbericht:

Dieser soll nicht nur die Projektergebnisse darstellen, sondern auch einen Plan-Ist-Vergleich bieten (was wurde beantragt? konnten die - selbst gestellten - Erwartungen erfüllt werden? ...). Dabei ist unter anderem auf die erwarteten Projektziele, den Projektverlauf und die Indikatoren (jeweils laut Antrag; Anlage zum Förderungsvertrag) einzugehen. Kam es im Projektverlauf zu Abweichungen sind diese zu nennen und zu begründen.

Aufbau:

  • Titelblatt - dieses hat jedenfalls den Projekttitel (laut Antrag) und die Kontaktdaten der Projektleitung zu nennen
  • Inhaltsverzeichnis
  • inhaltlicher Bericht
  • veröffentlichungsfähige Zusammenfassung (max. 500 Wörter)
  • Liste aller ProjektmitarbeiterInnen (einschließlich Funktion, Dauer der Beschäftigung - von/bis, wenn nicht ausschließlich für das Projekt beschäftigt: Ausmaß in Stunden)


(c) Zwischen- und Endberichte:

Umfang:
Es besteht keine Vorgabe über den Umfang (in Seiten) eines Berichtes; dieser soll das Projekt (bzw den Projektfortschritt) jedoch in der Form beschreiben, dass sich externe ExpertInnen, die das Projekt unter Umständen nicht von Beginn an kennen, einen abschließenden Eindruck verschaffen können und eine Beurteilung vornehmen können.

 

Formpflichten/Vorlagen:
Mit Ausnahme der unter Pkt (b) genannten Vorschriften bezüglich des Aufbaus des Endberichtes bestehen keine besonderen Formpflichten bzw Vorlagen.

 

Übermittlung:
Eine Übermittlung in Papierform ist nur dann notwendig, wenn diese ausdrücklich angefordert wird → Standard ist die elektronische Übermittlung. Dabei ist je nach Dateigröße (einschließlich aller Beilagen) vorzugehen:

  • Dateien bis 2 MB: Versand per Mail
  • Dateien ab 2 MB: Übermittlung auf CD, USB-Stick oder sonstigem Speichermedium
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